فوائد مذهلة في تقويم Google لتنظيم جدولك وتحسين الإنتاجية

تقويم Google أو (Google Calendar) هو خدمة ثرية بشكل مذهل وقابلة للتخصيص ومليئة بالعديد من الخيارات والتفضيلات. وهو أحد أكثر أدوات شيوعًا للعمل والإنتاجية الشخصية على حد سواء. ولكن هناك الكثير يمكن فعله من خلال التطبيق لا يعلمه أكثر المتعاملين مع التطبيق.

وفيما يلي 13 من النصائح والحيل الأكثر فائدة لتقويم Google لتحقيق أقصى استفادة من التطبيق الأساسي.

والتي لا شك ستساعدك في تنظيم جدولك وتحسين الإنتاجية.

إنشاء تقاويم متعددة

إذا كنت تفعل كل شيء باستخدام تقويمات Google من المواعيد الشخصية ومواعيد العمل والالتزامات العائلية وجدول ممارسة الرياضة، فقد ترغب في تنظيم نفسك باستخدام تقاويم متعددة. يمكنك تراكب أكثر من تقويم للحصول على عرض شامل ليومك أو إيقاف تشغيل بعض التقويمات لتقليل الضوضاء والتركيز على ما هو مهم.

ولإنشاء تقويم جديد، انقر فوق علامة الزائد بجانب التقويمات الأخرى في الجزء الأيمن من تقويم Google. انقر فوق إنشاء تقويم جديد، وقم بتسميته ثم انقر فوق إنشاء تقويم.

قد يهمك: ترجمة جوجل – google translate

استخدم اختصارات لوحة المفاتيح لتقويم Google

ستندهش إذا عرفت أن تقويم Google لديه مجموعة خاصة به من اختصارات لوحة المفاتيح. ومع ذلك ، يجب أن تعرفهم بشكل جيد، ولتشغيلها ، انقر فوق رمز الإعدادات (على شكل ترس) ثم انقر فوق الإعدادات. انقر فوق اختصارات لوحة المفاتيح في جزء التنقل على اليسار، ثم في قسم اختصارات لوحة المفاتيح، قم بتمكين الميزة بالنقر فوق مربع الاختيار.

بمجرد التمكين، يمكنك استخدام الاختصارات لتغيير العرض والبحث وتغيير الأيام وإنشاء الاجتماعات والطباعة وغير ذلك الكثير. لرؤية مجموعة الاختصارات الكاملة، اضغط على؟ عندما تكون في تقويم Google.

تقصير الاجتماعات

لدى العديد من الشركات سياسة اجتماعات ذكية – بدلاً من استهلاك 60 دقيقة كاملة ، تتم جدولة الاجتماعات لمدة 50 دقيقة ، مما يمنح الحضور الوقت لتدوين الملاحظات والرد على رسائل البريد الإلكتروني والوصول إلى الحدث التالي في الوقت المحدد. يمكنك إجراء اجتماعات أقصر في تقويم Google. انقر فوق رمز الإعدادات (على شكل ترس) ثم انقر فوق الإعدادات.

في صفحة اللغة والمنطقة، في قسم إعدادات الحدث ، تحقق من الاجتماعات السريعة. سيؤدي هذا إلى تقصير 30 و 45 دقيقة من الاجتماعات بمقدار 5 دقائق، فضلاً عن تقصير جميع الاجتماعات التى تكون مدتها 60 دقيقة أو أكثر بمقدار 10 دقائق.

تحديد موعد للاجتماع

إذا كنت تقوم بجدولة اجتماع مع مستخدمي Google الآخرين، فمن السهل أن تجد وقتًا مناسبًا للاجتماع دون الكثير من عمليات تبادل البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا. أضف جميع المدعوين إلى قائمة ضيوف الاجتماع، ثم انقر فوق تحديد موعد في الجزء العلوي من تفاصيل الاجتماع. سترى جداول الجميع جنبًا إلى جنب، ويمكنك العثور على الوقت الذي يناسب جدول الجميع.

تخصيص الإخطارات الخاصة بك

إذا كانت إشعارات الاجتماعات تزعجك لأنها تحدث دائمًا قبل الحدث بـ 10 دقائق – وهذا ببساطة ليس الوقت المناسب لاحتياجاتك – فأنت ببساطة لم تقم بتخصيصها بعد.

 انقر فوق رمز الإعدادات (على شكل ترس) ثم انقر فوق الإعدادات. في جزء التنقل على اليسار ، انتقل إلى قسم إعدادات التقويم الخاص بي وانقر فوق التقويم.

يمكنك الآن الانتقال إلى قسم إشعارات الأحداث بالصفحة واختيار الوقت الذي تريد فيه إرسال إشعار مبكرًا – وحتى إعداد أكثر من إشعار إذا كنت بحاجة إلى ذلك. كما يمكنك أيضًا تخصيص تتلقى إشعارات لأحداث اليوم كله.

 امنح ملكية ادارة الاجتماع لشخص آخر

إذا أنشأت اجتماعًا ولكنك اكتشفت أنه لا يمكنك الحضور وتحتاج إلى تكليف شخص آخر بالمسؤولية، فلا داعي لإلغاء الاجتماع أو إعادة إنشاء الاجتماع من قبل شخص بديل. يمكنك منح ملكية الاجتماع لأخر.

للقيام بذلك، فقط انقر فوق الاجتماع في التقويم. عندما تظهر المعاينة، انقر فوق قائمة النقاط الثلاث، ثم اختر تغيير المالك في القائمة المنسدلة. أدخل التفاصيل وانقر فوق تغيير المالك.

تشغيل الساعة العالمية

إذا كنت بحاجة إلى إرسال رسائل أو جدولة اجتماعات مع أشخاص في مناطق زمنية مختلفة، فقد يكون من المفيد أن يكون وقتهم المحلي في متناول يدك. وفي ذلك يمكن لتقويم Google عرض جميع المناطق الزمنية التي تهتم بها في الجزء الموجود على اليسار، أسفل التقويم الشهري.

ولتمكينه، انقر فوق رمز الإعدادات (على شكل ترس) ثم انقر فوق الإعدادات. و في صفحة اللغة والمنطقة، ابحث عن قسم الساعة العالمية. ثم قم بتشغيل الساعة العالمية بالنقر فوق خانة الاختيار. بعد ذلك انقر فوق إضافة منطقة زمنية وحدد المنطقة الزمنية التي تريدها. ثم كرر الخطوات لجميع المناطق التي تريد إضافتها إلى التقويم.

أنشئ حدث متعدد الأيام

هناك طريقة سهلة لجعل الحدث يمتد ليومين أو أكثر. ضع الماوس في أعلى التقويم ، بين التاريخ وفتحة الوقت الأولى. انقر واسحب الماوس من اليوم الأول للحدث إلى اليوم الأخير. ستظهر نافذة منبثقة لحدث بطول الحدث – ما عليك سوى ملء التفاصيل والنقر فوق حفظ.

إضافة المرفقات إلى دعوة الاجتماع

قلة من الناس يدركون أنه يمكنك إضافة مستندات ومرفقات أخرى إلى دعوة الاجتماع ، الأمر الذي يلغي الحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني للمتابعة. فعند إنشاء الاجتماع في تقويم Google ، تأكد من النقر فوق إضافة وصف أو مرفقات ثم استخدام الزر “إضافة مرفقات” (على يمين مشبك الورق).

إذا كنت قد أنشأت الدعوة بالفعل ، فانقر على الاجتماع في التقويم لمشاهدة المعاينة ، ثم انقر على تعديل الحدث. ثم قم بإضافة المرفق في تفاصيل الحدث.

اجعل اجتماعك خاصًا

إذا كنت بحاجة لتقدير الاجتماع – ربما يكون اجتماعًا حساسًا مع الموارد البشرية ، أو لا تريد الكشف عن أنك ذاهب للطبيب – يمكنك ضبط رؤية الاجتماع على “خاص”. الشيء الوحيد الذي يعرفه أي شخص يشاهد التقويم الخاص بك هو أن وقتك مغلق.

قد يهمك: ايجابيات وسلبيات التكنولوجيا

وللقيام بذلك ، افتح اجتماعك ، وفوق وصف الاجتماع ، انقر فوق القائمة التي تم تعيينها حاليًا على الرؤية الافتراضية. اختر خاص ثم انقر فوق حفظ.

أرسل جميع الحاضرين في الاجتماع بالبريد الإلكتروني

هل تحتاج إلى الوصول إلى كل شخص مدعو إلى اجتماع معين؟ طالما أنشأت الاجتماع، يمكنك القيام بذلك بنقرة واحدة. انقر فوق الاجتماع في التقويم ويجب أن تنبثق معاينة الاجتماع. على يمين قسم الضيوف ، سترى رمزين. يمكنك نسخ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالضيف أو النقر فوق إرسال بريد إلكتروني إلى الضيوف لفتح رسالة بريد إلكتروني جديدة تحتوي على عناوينهم بالفعل.

تلقي بريد إلكتروني يومي مع اجتماعاتك المجدولة

إذا كنت من الأشخاص الذين يحبون الملخص الصباحي لاجتماعاتك ومهامك، فيمكن لتقويم Google مساعدتك من خلال إرسال ملخص لجدول أعمال اجتماعك كل يوم.

و لتشغيل هذه الميزة، انقر فوق رمز الإعدادات (على شكل ترس) ثم انقر فوق الإعدادات. في جزء التنقل على اليسار ، انتقل إلى قسم إعدادات التقويم الخاص بي وانقر فوق التقويم الذي تريد الملخص اليومي له. انقر فوق إعلامات أخرى. وفي ملخص الإشعارات الأخرى ، ابحث عن الأجندة اليومية وقم بتغيير بلا إلى (البريد الإلكتروني).

أدخل الموقع الجغرافي في دعوة الاجتماع الخاص بك

لا تنس أن تقويم Google يتيح لك إدخال عنوان الشارع بالضبط في دعوة الاجتماع – وهذا يتكامل مع خرائط Google ، بحيث يمكنك فتح اتجاهات القيادة على أي جهاز تشاهد الدعوة به.

 ما عليك سوى إدخال العنوان في حقل إضافة موقع ، والذي يمكنك العثور عليه أعلى عناصر التحكم في الإشعارات مباشرةً.

قد تطالع أيضا | افضل نصائح لكسب أول 1000 متابع على Instagram